Redni vpis otrok v vrtec poteka meseca marca za novo šolsko leto. Redni vpis je potreben za otroke, ki se prvič vpisujejo v vrtec. Starši bodo o natančnem času rednega vpisa obveščeni preko šolske spletne strani in s plakati na oglasnih deskah v občini ter na vhodu v vrtec in šolo.

Ob vpisu otroka v vrtec starši oz. zakoniti zastopniki izpolnijo potrebno dokumentacijo:

• VPISNI LIST (dobite ga v vrtcu ali na spletni strani šole) – izpolnjen vpisni list starši oddajo pomočnici ravnatelja;
• VLOGO ZA ZNIŽANO PLAČILO VRTCA oz. VLOGO ZA UVELJAVLJANJE PRAVIC IZ JAVNIH SREDSTEV. Obrazec VRT-1 dobijo starši v knjigarni ali na povezavi na spletu http://e-uprava.gov.si/storitve/.  Od 1. 12. 2018  dalje  vlogo oddate  samo, če za pravico do znižanega plačila vrtca  zaprošate PRVIČ. Skladno z Zakonom o spremembah in dopolnitvah Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS-H) se za letne pravice, ki se iztečejo decembra 2018 ali kasneje, uvaja mesečno avtomatično podaljševanje pravice. To pomeni, da vlog za podaljšanje letnih pravic (če je oseba do pravice bila upravičena in jo želi podaljšati) od 1. 12. 2018 dalje ne vlagate, saj bodo centri za socialno delo o nadaljnji upravičenosti odločili  po uradni dolžnosti.  Če je bila vloga prvič zavrnjena in menite, da ste zaradi sprememb upravičeni do sredstev, vlogo vložite ponovno.
• POTRDILO PEDIATRA (po opravljenem pregledu otroka starši oddajo potrdilo v vrtcu, najkasneje pa, ko ga začne otrok obiskovati).

Po opravljenem rednem vpisu in dogovoru z občino, starše obvestimo o sprejemu otroka v vrtec. V primeru, da je število vpisanih otrok višje od števila prostih mest, o sprejemu otrok v vrtec odloča Komisija za sprejem otrok, kar je v skladu z 20. členom Zakona o vrtcih.

Pred prihodom v vrtec starši z vrtcem podpišejo POGODBO, ki določa medsebojne obveznosti in pravice med vrtcem in starši. V primeru, da pogodbe starši pravi čas ne podpišejo, otroka več ne vodimo v evidenci vpisanih otrok v vrtec.

Kadar starši otroka izpišejo iz vrtca, morajo izpolniti IZPISNICO, ki jo dobijo pri pomočnici ravnateljice. Izpis opravljen do konca tekočega meseca se uveljavi s prvim dnem v naslednjem mesecu.

Staršem, ki začasno izpišejo otroka iz vrtca in ga nato ponovno vpišejo, se zaračunavajo stroški začasnih izpisov v skladu z občinskim sklepom ob upoštevanju določb ZUJF-a.

Občinski sklep z dne 30. 8. 2012, št.: 03-16/12-I O, 3. člen: Stroški začasnih izpisov iz vrtca Velika Polana so enaki plačilu v skladu z 17. členom Pravilnika o metodologiji za oblikovanje cen programov v vrtcih, ki izvajajo javno službo (Ur. l. RS št. 97/2003), znižani za stroške neporabljenih živil in se obračunavajo za obdobje največ dveh mesecev.
Z ZUJF (Ur. l. RS, št. 40/12) je bil dopolnjen Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (novi 42. c člen), zato starši, ki otroka redno izpišejo iz vrtca, niso več upravičeni do subvencije vrtca do konca koledarskega leta, saj jim po izpisu CSD razveljavi Odločbo o določitvi znižanega plačila.

To pomeni, da v primeru rednega izpisa otroka iz vrtca, ob morebitnem ponovnem vpisu v katerikoli vrtec v istem koledarskem letu, Odločba o znižanem plačilu vrtca, ki so jo starši že prejeli, ne bo veljala več. Starši bodo morali poravnati polno ceno vrtca. V primeru začasnega izpisa iz vrtca za obdobje največ dveh mesecev, pravica do znižanega plačila vrtca ostane nespremenjena.

Odsotnost otroka iz vrtca odračunavamo v skladu s 17. členom Pravilnika o metodologiji za oblikovanje cen programov v vrtcih (Ur.l. 97/2003), 77/2005, 120/2005) in veljavnim sklepom občine.

• Če je odsotnost otroka sporočena v oddelek en dan pred dejansko odsotnostjo otroka, in sicer do 9.00 ure, se šteje kot pravočasna odjava. V teh primerih se odračunajo samo stroški živil. Če pa je odsotnost otroka javljena na dan odsotnosti, se ne odračuna nič in se šteje kot nepravočasno odjavljena odsotnost otroka. Tudi za čas otrokove odsotnosti zaradi bolezni, se staršem odštejejo samo stroški živil.
• Staršem, ki začasno izpišejo otroka iz vrtca in ga nato ponovno vpišejo, se zaračunavajo stroški začasnih izpisov v skladu z občinskim sklepom ob upoštevanju določb ZUJF-a.